Sitzplan für die Hochzeit: Raumplan, Tische, automatisch platzieren
Der Sitzplan ist der Bereich im INVITO-Konto des Brautpaars, in dem ihr den Raumplan zeichnet und eure Gäste platziert. Startet mit einem fertigen Raum („Raum wählen“) oder fügt Tische von Hand hinzu, zieht Gäste dann auf ihre Plätze oder drückt „Platzieren“: Jede Einladung sitzt zusammen, Kinder neben ihren Eltern, das Brautpaar am Brauttisch. Gäste und ihre Antworten kommen direkt aus eurer Gästeliste; wer nach der Platzierung absagt, erscheint unter „Braucht Aufmerksamkeit“. Für die Location gibt es ein Poster zum Drucken in A3/A4, ein PNG, die Liste „Finden Sie Ihren Platz“ und eine CSV-Tabelle mit der Menüwahl. Auf der Einladungsseite sehen die Gäste den Sitzplan nicht.
Ein Sitzplan auf Papier hält bis zur ersten Absage. Dann kommen Pfeile, durchgestrichene Namen und noch eine Version für die Location. Und am Ende muss jemand zählen, wer an welchem Tisch was isst.
Im Konto fürs Brautpaar gibt es dafür einen eigenen Bereich: „Sitzplan“. Raumplan, die Gäste aus eurer Liste und ihre Antworten liegen an einem Ort.
Der Raumplan: Ein Teil der Gäste sitzt schon, und ein Gast, der abgesagt hat, steht unter „Braucht Aufmerksamkeit“. Beispiel mit erfundenen Daten.
So funktioniert es
- Öffnet „Sitzplan“: Auf dem Handy ist das ein Tab unten am Bildschirm, am Computer ein Eintrag in der Seitenleiste, daneben ein Zähler wie „54/70“.
- Beginnt mit „Raum wählen“ (ein fertiger Plan) oder „Tisch hinzufügen“, um alles selbst aufzubauen.
- Zieht einen Gast aus der Liste auf einen Tisch oder einen bestimmten Platz. Oder klickt erst den Gast, dann den Platz an.
- Um alle auf einmal zu platzieren, drückt „Platzieren“: Das Fenster „Automatisch platzieren“ öffnet sich.
- Ist der Plan fertig, nutzt „Export“ für Druckdateien und eine Datei für die Location.
Speichern müsst ihr nichts: Der Plan wird einen Moment nach jeder Änderung von selbst gespeichert, oben steht dann „Gespeichert“.
Der Raum in echter Größe
Tische haben echte Maße in Zentimetern. Ein runder Tisch ist „Ø180 cm für 10 Gäste“, insgesamt gibt es 9 Formen: von rund und Bankett bis zum Brauttisch, halbrund und zur Stuhlreihe. Für jeden Tisch ändert ihr Namen („Familie der Braut“), Zahl der Plätze, Abstand zwischen den Plätzen, Drehung und Farbe.
Dazu kommen Raumelemente, 47 Arten in 7 Gruppen: Tanzfläche, Bühne, Fotoecke, Bar, Torte, DJ, Türen, Säulen, Ausgang und sogar Steckdosen. Breite und Tiefe des Raums gebt ihr in Metern an, und das „Lineal“ hilft, die Gänge zu prüfen.
„Neuer Plan“: vier fertige Räume, die Zahl der Tische passt sich den Gästen an, die kommen.
Die fertigen Räume sind „Festsaal“ mit runden Tischen für 10, „Lange Tafeln“, „U-Form“ und „Leerer Raum“. Eine neue Vorlage ersetzt die Tische und nimmt alle Gäste von ihren Plätzen, aber das lässt sich rückgängig machen: Es gibt 150 Schritte zurück.
Automatisch platzieren nach festen Regeln
Die Schaltfläche „Platzieren“ setzt die Gäste nach einfachen Regeln, ohne Raten:
- jede Einladung sitzt zusammen, auf benachbarten Plätzen;
- Kinder kommen direkt nach den Erwachsenen ihrer Einladung, also neben ihre Eltern;
- das Brautpaar sitzt am Brauttisch, wenn es einen im Plan gibt; andere Gäste kommen dort nicht hin;
- die größten Gruppen werden zuerst platziert, jede an den Tisch, an den sie am knappsten passt;
- wer schon einen Platz hat, bleibt dort.
Vor dem Start zeigt die Vorschau, wie viele Gäste platziert werden, wie viele Tische dazukommen und wer ohne Platz bleibt.
Die Optionen sind „Auch Gäste ohne Antwort“, „Tische hinzufügen, wenn Plätze fehlen“ (neue Tische sind rund, mit 4 bis 16 Plätzen) und „Alle neu platzieren“. Regeln wie „diese beiden getrennt setzen“ gibt es nicht, das lässt sich aber leicht von Hand lösen: Lasst ihr einen Gast auf einen besetzten Platz fallen, tauschen die beiden einfach.
Auf dem Handy: Tische als Liste
Auf dem Handy öffnet sich der Sitzplan als Liste der Tische. Oben steht „Noch ohne Platz“: Tippt auf einen Gast, dann auf einen Tisch. Die Ansicht „Plan“ zeigt denselben Raum; um einen Tisch zu verschieben, haltet ihn gedrückt.
Auf dem Handy: oben die Gäste ohne Platz, darunter die Tischkarten.
Antworten der Gäste und Menü nach Tischen
Gäste und Antworten kommen aus der Gästeliste im Konto, abtippen müsst ihr nichts. Wer zugesagt hat, zählt für den Sitzplan; wer abgesagt hat, verschwindet aus dem Filter „Ohne Platz“. Sagt ein Gast ab, der schon einen Platz hat, erscheint er unter „Braucht Aufmerksamkeit“ mit der Schaltfläche „Freigeben“. Plätze hängen an der Person und bleiben deshalb auch bei neuen Antworten oder einer geänderten Reihenfolge der Liste erhalten.
Der Modus „Menü“ zählt die Gerichte an jedem Tisch anhand der Frage zum Essen im Antwortformular. Kinder werden als „Kindermenü“ gezählt, freie Antworten (etwa Allergien) stehen mit dem Namen des Gastes da.
„Menü nach Tischen“: Summen für den ganzen Raum und für jeden Tisch, mit der Notiz eines Gastes.
Was ihr davon habt
- Ein Plan statt mehrerer Papierversionen: Änderungen speichern sich selbst, und 150 Schritte lassen sich rückgängig machen.
- Absagen gehen nicht unter: „Braucht Aufmerksamkeit“ zeigt, welcher Platz frei werden sollte.
- Die Location bekommt eine Datei: eine CSV mit Tisch, Platz, Gericht und Notizen für jeden Gast.
- Am Eingang finden sich die Gäste auf der alphabetischen Liste „Finden Sie Ihren Platz“, die ihr ausdruckt. Auf der Einladungsseite erscheint der Sitzplan nicht.
- Eure Hochzeitsplanerin, falls eure Bestellung eine umfasst, sieht denselben Plan und kann ihn bearbeiten.
Wie eure Einladung selbst aussehen kann, zeigen unsere Designs; was das Konto fürs Brautpaar kostet, steht bei den Preisen.
Häufige Fragen
- Müssen wir auch Gäste platzieren, die noch nicht geantwortet haben?
- Nein. Standardmäßig zählen nur Gäste, die zugesagt haben. Gäste ohne Antwort könnt ihr vorab platzieren, von Hand oder mit der Option „Auch Gäste ohne Antwort“ beim automatischen Platzieren. Sie werden getrennt gezählt und fließen nicht in den Fortschritt „platziert“ ein.
- Was passiert, wenn jemand nach der Platzierung absagt?
- Der Platz bleibt erhalten, aber der Gast erscheint unter „Braucht Aufmerksamkeit“ mit dem Hinweis „kommt nicht, hat aber einen Platz“ und der Schaltfläche „Freigeben“. Auch die Karte in der Übersicht weist darauf hin. Der Platz wird nicht automatisch frei: Das entscheidet ihr.
- Trennt das automatische Platzieren Paare und Familien?
- Nein. Jede Einladung sitzt auf benachbarten Plätzen, Kinder direkt nach ihren Eltern, das Brautpaar am Brauttisch. Nur wenn nirgends mehr Platz ist und das Hinzufügen von Tischen ausgeschaltet ist, kann eine Familie mit 5 oder mehr Personen aufgeteilt werden. Wer schon einen Platz hat, wird nicht umgesetzt, außer ihr wählt „Alle neu platzieren“.
- Können wir die Fotografin oder den Moderator platzieren, die nicht auf der Gästeliste stehen?
- Ja. Mit „Person ohne Einladung hinzufügen“ gebt ihr einen Namen und die Rolle ein, zum Beispiel Fotograf. Die Person bekommt einen Platz am Tisch, aber keine Einladung.
- Können wir den Sitzplan drucken oder an die Location schicken?
- Ja, über „Export“. Es gibt ein Poster zum Drucken in A3 oder A4 (das PDF speichert ihr über den Druckdialog des Browsers), ein PNG-Bild des Plans, die alphabetische Liste „Finden Sie Ihren Platz“ und eine CSV-Tabelle für die Location mit Plätzen, Menüwahl und Notizen.
- Kann mein Partner oder unsere Hochzeitsplanerin den Plan auf einem anderen Gerät bearbeiten?
- Ja. Der Plan wird automatisch in eurem Konto gespeichert und öffnet sich auf jedem Gerät. Eure Hochzeitsplanerin hat immer Zugriff auf den Sitzplan. Gleichzeitiges Bearbeiten ist es aber nicht: Hat jemand eine neuere Version gespeichert, seht ihr einen Hinweis, und der neuere Plan wird geladen.
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